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院长办公室职责

发布人: 北京医院发布日期: 2014-01-13点击量: 16262

院长办公室职责

 

  在院领导的领导下负责医院的计划总结、医院发展研究、外事管理、档案管理、医院重要工作的组织协调和机关文书打印等工作。

    一、工作职责:

1、负责组织医院规章制度的修订。负责本部门相关工作制度的拟定、修订,组织实施与监督执行。

2、拟定医院的中长期、年度、季度工作计划。

3、负责拟定年度医院代表团出访计划与预算。

4、负责制定本部门年度、季度工作计划;起草本部门年度工作总结。

5、负责全院年终总结表彰大会的组织协调工作;起草全院年度工作总结。

6、负责收集医院发展有关信息并加以分析和研究,提出解决问题的方案并督导实施和评估。

7、负责医院重大活动或事项的组织和综合协调工作。

8、负责安排院长办公会、院长查房、院周会等会议,负责会议记录和纪要,督办落实会议决定事项。

9、负责文件的收发、登记、传阅、保管和文书档案立卷归档工作。

10、负责医院有关文件的起草、审核、编号、登记、传阅和报批工作。

11、负责保管、使用医院的公章、正副院长的名章、介绍信、医疗机构执业许可证和组织机构代码证书等。

12、负责接待工作,处理来信来访。

13、负责院长接待日安排和问题的督办、落实。

14、负责总值班排班,组织值班人员培训、值班工作检查和值班室的管理。

15、负责医院管理咨询委员会的日常工作。

16、会同有关处室调查分配医院行政办公用房及业务用房。

17、负责与医院法律顾问工作的联系,协同医院参与有关事宜的咨询、商谈。

18、负责对外联系、引进出国培训项目和推荐国家公派出国人员。

19、负责医院渠道派出人员的选拔和推荐工作;拟订我院司局级干部年度出访计划。

20、负责联系、安排接待海外人员来院学习;接待国外医学代表团来院访问交流;协调安排国内同行和其他团组的参观、来访。

21、负责因公出国人员出国手续的审查、报批,保管职工公务护照。

22、负责办理因公出国人员在外延期手续和回国后恢复院内工作的相关手续,向人事处提供逾期不归人员名单。

23、负责起草和翻译医院领导和国(境)外友人之间来往函件。

24、负责外事数据库数据更新和系统维护、保养。

25、负责组织长期出国人员出国前教育。

26、负责办理外籍工作人员来院行医工作许可的申报管理工作。

27、负责医院留学生宿舍的管理。

28、负责指导、检查处、科文书档案的归档工作,负责文书员的业务培训。

29、负责全院档案管理和开发利用工作。

30、负责收集、整理、编写医院年度大事记。

31、负责档案计算机网络建设和管理。

32、负责全院各类文件的打印、复印、印刷工作。

33、负责北楼有关材料、医院有关文件的报送和全院各类信件的邮寄。

34、负责年终向卫生部报送北京医院年度总结,准备汇报材料。

35、完成院领导交办的各项工作。

二、工作要求:

1、认真贯彻执行党和国家有关政策规定,熟悉卫生管理政策法规及本部门工作有关的政策法规。严格执行医院各项规章制度,秉公办事,坚持原则恪守职业道德。

2、每五年制定一次医院五年发展计划。五年计划第一年的上半年完成计划的起草。

3、每年12月20日前布置年终工作总结,下一年度的1月10日前完成上一年度的工作总结

  1. 1月底之前向卫生部国合司上报外事工作总结。

5、每年2月底前完成本年度全院工作计划。

6、每年12月底之前制定下一年度医院出访团组计划与预算,1月份上办公会讨论。

7、每季度最后一个月20日发“季度反馈表”,在下一个季度的第一个月5日前完成全院季度工作计划安排和上一季度工作小结。

8、每年提供一至二次医院发展信息,每年有针对性地分析研究一至二个医院发展专题。

    9、安排好每周一次的院长办公会。认真准备和筛选议题,会议前一天将会议议题报院领导。一周内完成会议纪要并督办决定事项。

10、每年第一季度制定院长查房计划。查房前二周将“院长查房预案表”发至有关职能处室,查房前一周负责调研汇总查房科室或专题问题的情况,找出问题,提出建议并将汇总材料报院领导。查房结束一周内完成会议纪要,并协调督办决定事项。

11、每季度第一个月15日前召开处长办公会,一周内完成会议纪要。

12、两周召开院周会一次,做好院周会内容收集和会议签到工作。

13、各会议决定事项采取实时督办和定期督办相结合。急事急办,特事特办,每月对院长办公会、院长查房决定事项的落实情况进行检查、督办一次。

14、各部门的请示或报告三日内给予答复,急事当日予以答复,一般不超过一周。院内下发文件在三日内完成,急件当日完成。需要延期答复解决的问题要经主管院领导批准并及时反馈有关部门。

15、上级文件要在两日内登记、输机、报院领导传阅,急件立即办理,有期限要求的要在限期内完成。上报文件要及时办理。

16、6月底以前完成上一年度文书档案的归档工作。

17、严格医院公章和正副院长名章的使用,坚持审批和登记制度。

18、做好接待工作,及时解决问题,来信当日处理完成。

19、每两周安排一次院长接待日,对接待日提出的问题及时提交院长办公会研究并予答复和督办。

20、每周开一次本部门全体人员碰头会,传达周会和医院有关工作,讲评本处工作。

21、每季度组织一次业务学习,每年发表论文一至二篇。

22、每周三下午为院法律顾问咨询日。周三前与法律顾问联系一次,通知律师需要咨询的问题。每年第一季度确定与律师事务所续签或新签聘请法律顾问合同。

23、每月最后一周完成总值班排班并发放值班表。及时向总值班人员传达卫生主管部门的文件和通知,每年集中培训一至二次,每月对值班情况检查一次。不断改善值班室条件。

24、根据医院工作需要,每年召开一至二次医院管理咨询委员会。

25、及时向院领导汇报患者和职工反映的问题,并及时予以解决和回复。

26、每年12月底之前完成本年度外事派出和接待电脑数据库输入工作。

27、每年12月下旬向卫生部上报下一年度我院司局级干部出国(境)访问计划。

28、一日内完成出国申请材料的审核和出国任务批件的院内上报工作。

29、院长已经签发的出国任务批件一日内上报卫生部。

30、两日内完成外文稿件的起草或翻译工作。

31、每两年组织一次出国人员外语成绩(英语、日语)测试。

32、每两年组织一次出国留学归国人员留学成就汇报会;

33、每年12月10日前向国(境)外友好单位负责人寄送贺年卡;每年12月份向我院在外留学人员寄送慰问信。

34、每年第二季度完成上一年度的档案集中编号、划分保管期限和登记上架工作。

35、每季度末向各处室收集一次工作大事记,第一季度完成上一年度医院大事记的编写。

36、严格执行档案借阅制度,做好日常档案借阅工作。

37、每年第二季度组织文书员对上年度文书立卷归档工作讲评一次。

38、每年联系或组织文书员业务培训一至二次。

39、第一季度完成年度档案工作的统计报表工作。

40、当日完成院领导签发的各种上报材料、报院领导的文件和重要文件、急件的打印并装订。

41、两日完成医院计划、会议纪要、规定通知、行政处室材料、宣教材料、知识答卷打印或复印。

42、三日完成全院年度工作总结、各种统计报表的打印。

43、当日完成北楼有关材料和医院有关文件的报送。

44、当日寄发医院各种信件;及时送达院领导和办公室的报刊。

45、做好传真件的收发工作,当日通知接受传真人员,遇有急件要及时通知。

                             2008.9.11